INQA-Coaching

Das INQA-Coaching richtet sich an KMU, freie Berufe und gemeinnützige Vereine mit bis zu 250 Mitarbeitenden, mindestens einer sozialversicherungspflichtigen Vollzeitkraft und mindestens zwei Jahren Markterfahrung – ideal für Unternehmen, die ihre digitale Transformation nachhaltig gestalten wollen.

• Initialphase: Erstberatung durch Ihre regionale INQA-Beratungsstelle (IBS) zur Klärung der Fördervoraussetzungen und Ihres Unterstützungsbedarfs. Sie erhalten den Coaching-Scheck.
• Innovationsphase: Bis zu 12 Coachingtage innerhalb von 4–7 Monaten mit Ihrem autorisierten INQA-Coach, der Sie und Ihr Team aktiv begleitet.
• Lernphase: Abschlussgespräch bei der IBS zur Evaluation und Festlegung weiterer Maßnahmen.

Kann das INQA-Coaching auch online durchgeführt werden?

Ja – das INQA-Coaching ist flexibel: Es kann komplett digital, persönlich vor Ort oder hybrid stattfinden, je nachdem, was am besten zu Ihrem Arbeitsalltag passt.

Ihr INQA-Coach sollte autorisiert sein und nachweislich umfassende Erfahrung in Digitalisierung, KI, agilem Change-Management und Mitarbeiterführung besitzen. Besonders wichtig ist, dass der Coach die digitalen Tools und Methoden, die er Ihnen empfiehlt, auch selbst aktiv und professionell nutzt. Dadurch entsteht während des Coachings automatisch ein wertvoller Know-how-Transfer – nach dem Prinzip „Learning by Doing“. Neben fachlicher Kompetenz sollten auch persönliche Sympathie, eine transparente Arbeitsweise und echte Praxiserfahrung entscheidende Kriterien sein.

Die Checkliste "Anforderungen an einen Coach" steht Ihnen im Download hier zur Verfügung.

Ihr INQA-Coach arbeitet methodisch strukturiert und agil. Zu Beginn werden mittels Umfragen und persönlichen Interviews mit Mitarbeitern, Führungskräften, Geschäftsleitung oder Vereinsvorständen und Mitgliedern die Ausgangssituation und der konkrete Bedarf in den Handlungsfeldern ermittelt. Der Kick-off startet typischerweise mit einem Impulsvortrag zu relevanten Megatrends, Praxisbeispielen oder wichtigen Risiken (z. B. rechtliche Anforderungen oder Digitalisierungsfallen).

Im Laufe des Coachings kommen bewährte Methoden zum Einsatz, wie z. B.:

• Workshops und moderierte Diskussionen
• Interviews und Umfragen (digital und analog)
• Impulsvorträge zu Digitalisierung, New Work und KI
• Agile Formate wie Scrum-Meetings oder Design Thinking
• Digitale Kollaborations-Tools (z. B. MS Teams, Miro, Trello)
• Projektmanagement zur Termin- und Prozessorganisation

Zentral ist dabei die digitale Kompetenz des Coaches, der souverän durch den gesamten Prozess führt und digitale Werkzeuge sicher und praxisnah einsetzt. Alle Mitarbeiter werden aktiv informiert, einbezogen und haben die Möglichkeit, sich in den Veränderungsprozess einzubringen.

Die Kompetenz Ihres Coaches zeigt sich spätestens bei der Organisation und Begleitung des agilen Prozesses: Nur ein Coach, der digitale Instrumente und KI-Kompetenzen sicher beherrscht, kann garantieren, dass der gesamte Coachingprozess effizient, reibungslos und motivierend für alle Mitarbeiter erfolgt.

Praxistipp von Tanja Ebbing:

„Damit Ihr Coaching innerhalb der vorgeschriebenen Laufzeit von maximal sieben Monaten erfolgreich abgeschlossen wird, empfehle ich dringend, bereits vor dem Kick-off sämtliche Termine und Meilensteine verbindlich festzulegen. Entscheidend ist dabei, dass Ihr Coach über umfassende digitale und KI-Kompetenz verfügt – denn nur so gelingt ein effizienter, motivierender und nachhaltig erfolgreicher Coachingprozess für alle Beteiligten.“

Im INQA-Coaching konzentrieren wir uns gezielt auf ausgewählte Handlungsfelder, die im Vorfeld durch Umfragen, Interviews und den Kick-off-Workshop gemeinsam mit Ihnen festgelegt wurden – in der Regel maximal drei, um fokussiert und effizient zu bleiben. Innerhalb dieser Handlungsfelder erreichen Sie konkrete und direkt nutzbare Ergebnisse, wie beispielsweise:

• Effiziente Prozesse und klare Strukturen
  → Beispiel: Einführung eines digitalen Aufgaben­management-Tools (z. B. Trello), ergänzt durch monatliches Review und transparente Verantwortlichkeiten.
• Nachhaltige Mitarbeitermotivation
  → Beispiel: Regelmäßige digitale Feedbackrunden via MS Teams + moderierte Workshops zur reflektierten Kommunikation im Team.
• Systematische Wissenssicherung
  → Beispiel: Aufbau einer Cloud-basierten Wissensdatenbank mit Benutzerrechten, Redaktionsabläufen und Integration ins Intranet.
• Digitale Tools & KI-Einsatz
  → Beispiel: Integration einer KI-Lösung zur automatischen Dokumentenerkennung oder Content-Erstellung via ChatGPT, direkt verknüpft mit Social-Media-Workflows – sichtbar bei Praxen und Familienbetrieben 
• Neue Geschäftsmodelle & Umsatzpotenziale
  → Beispiel: Entwicklung digitaler Serviceportale/Online-Buchungstools bei Kfz-Meisterbetrieben – nachweislich mit Fördermitteln realisiert - und freiberuflich Tätigen
• Stärkere Arbeitgeberattraktivität & Kundenzufriedenheit
  → Beispiel: Umsetzung flexibler Arbeitsmodelle (Hybrid & Homeoffice) kombiniert mit moderner Arbeitsumgebung – spürbare Steigerung in Teamstärke und Kundenresonanz.

Im INQA-Coaching werden je nach Unternehmensgröße zwei Rollenmodelle unterschieden – das klassische und das kleine Modell.

Das klassische Modell richtet sich an größere KMU mit 5 bis 249 Mitarbeitern und sieht klare Rollen und Strukturen vor. Zentral ist hier ein Lenkungskreis, bestehend aus mindestens einem Vertreter der Geschäftsführung und mindestens einem Vertreter der Beschäftigten, beispielsweise einem Betriebsrat. Empfohlen wird eine Besetzung mit insgesamt drei bis fünf Personen. Ergänzt wird dies durch das sogenannte Lab-Team, das aus mindestens zwei Beschäftigten (ohne Geschäftsführung) besteht. Idealerweise umfasst dieses Team drei bis sechs Experten aus relevanten Unternehmensbereichen. Ein Lab-Team-Verantwortlicher übernimmt die Koordination und die interne Steuerung der Aktivitäten.

Das kleine Modell eignet sich besonders für sehr kleine Unternehmen mit einem bis unter fünf Mitarbeitern. Hier ist die Struktur schlanker und flexibler gestaltet: Die Lenkungssitzung setzt sich ebenfalls aus mindestens einem Vertreter der Geschäftsführung und mindestens einem Beschäftigten zusammen. Die sogenannte Lab-Phase wird von mindestens einer Person aus der Geschäftsführung und einem Beschäftigten durchgeführt. Im Unterschied zum klassischen Modell findet in der Lab-Phase mindestens eine Arbeitsphase statt, an der die Geschäftsführung nicht teilnimmt. Das ermöglicht eine noch stärkere Einbindung und Perspektivenerfassung der Mitarbeitenden.

Beide Modelle stellen sicher, dass die Bedürfnisse und Perspektiven der Beschäftigten umfassend in den Veränderungsprozess einfließen, wodurch der Coaching-Prozess nachhaltig erfolgreich gestaltet wird.

Ja, das INQA-Coaching kann vollständig digital durchgeführt werden. Dank moderner Kollaborationstools wie MS Teams, Zoom oder digitalen Whiteboards (z. B. Miro) sind Workshops, Feedbackrunden und Projektmanagement flexibel von überall möglich. Sie entscheiden, ob Sie das Coaching lieber vollständig online, persönlich vor Ort oder hybrid (Mischform) umsetzen möchten – ganz so, wie es für Ihren Unternehmensalltag am besten passt.

INQA steht für „Initiative Neue Qualität der Arbeit“. Es handelt sich dabei um eine Initiative des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Ziel von INQA ist es, kleine und mittlere Unternehmen (KMU), freie Berufe und gemeinnützige Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Arbeitsbedingungen attraktiv, gesund und zukunftsfähig zu gestalten. INQA fördert gezielt praxisnahe Veränderungen in Unternehmen, um langfristige Wettbewerbsfähigkeit, Mitarbeiterzufriedenheit und digitale Transformation zu sichern.

Der Fortschrittsbericht ist ein wesentliches Instrument im INQA-Coaching, um die Durchführung und Ergebnisse des Prozesses transparent zu dokumentieren. Er wird vom INQA-Coach erstellt und enthält konkrete Angaben zu durchgeführten Maßnahmen, Ergebnissen und den jeweiligen Sitzungsterminen.

Wichtig ist dabei, dass die Innovationsphasen von etwa vier Wochen exakt eingehalten und dokumentiert werden. Auswertungssitzungen und Sitzungen des Lenkungskreises können dabei durchaus am selben Tag stattfinden. Diese genauen Angaben werden im Verwendungsnachweis festgehalten, wobei es entscheidend ist, Abweichungen zu vermeiden und Fristen sorgfältig einzuhalten. Nur so wird eine reibungslose Bearbeitung des Antrags und eine zügige Auszahlung des Förderzuschusses gewährleistet.

Agile Methoden sind wissenschaftlich als besonders wirkungsvoll für Innovation und nachhaltiges Wissensmanagement in Organisationen nachgewiesen. Studien zeigen:

• Beschleunigte Entscheidungen & höhere Mitarbeiterbindung: Unternehmen mit agilen Knowledge-Management-Praktiken berichten von bis zu 30 % schnelleren Entscheidungen und 25 % höherer Mitarbeiterzufriedenheit 
• Innovation durch agile Teams: Agile Strukturen und interaktive Arbeitsformen fördern systematisch neue Ideen und Innovationsfähigkeit .
• Stärkung von Wissensweitergabe: Agile Arbeitsprozesse verbessern den Wissensaustausch innerhalb von Teams und sichern zugleich Wissen langfristig ab

Im INQA‑Coaching bedeutet das für Sie:

• Veränderung erfolgt in iterativen Zyklen, mit sichtbaren Fortschritten – statt langwieriger Komplettumstellungen.
• Ihr Team ist aktiv beteiligt, was die Akzeptanz steigert und Überforderung verhindert.
• Durch den Einsatz digitaler Tools und agiler Techniken entsteht eine dynamische Lernkultur mit kontinuierlichem Wissens‑ und Erfahrungstransfer.

So schaffen Sie nicht nur kurzfristige Verbesserungen, sondern bauen ein eigenständiges Innovations- und Wissensmanagement auf – zugeschnitten auf Ihre Organisation.

Das INQA-Coaching unterscheidet sich wesentlich von anderen Förderprogrammen durch seinen speziellen Fokus auf agile und partizipative Methoden. Während andere Beratungsförderungen oft nur punktuelle Analysen und standardisierte Lösungen anbieten, setzt INQA auf eine intensive und aktive Beteiligung Ihrer Mitarbeiter. Diese sind in den gesamten Veränderungsprozess eingebunden, was die Umsetzung nachhaltig erfolgreich macht.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied liegt in der finanziellen Attraktivität: Die Förderquote beim INQA-Coaching beträgt bis zu 80 % der Beratungskosten, was es gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen ermöglicht, umfassendere und längerfristig wirksame Maßnahmen durchzuführen.

Darüber hinaus verfolgt das INQA-Coaching einen klar definierten und begrenzten zeitlichen Rahmen von maximal sieben Monaten, in dem messbare und konkrete Ergebnisse erzielt werden. So profitieren Sie nicht nur finanziell, sondern vor allem durch eine nachhaltige Entwicklung Ihrer Organisation mit direkten, sichtbaren Effekten im Arbeitsalltag.

Im INQA-Coaching setzen wir gezielt auf kurze, gut strukturierte Arbeitsphasen und regelmäßige Feedback-Schleifen, um eine Überforderung der Mitarbeiter zu vermeiden. Der agile Ansatz sorgt dafür, dass Veränderungen in überschaubaren Schritten erfolgen, die leicht nachvollziehbar und direkt umsetzbar sind. Bereits zu Beginn des Coachings werden alle Termine und Meilensteine verbindlich und mit ausreichend zeitlichen Puffern geplant. Transparente digitale Kommunikation und klare Verantwortlichkeiten sorgen zusätzlich für Übersichtlichkeit im gesamten Prozess.

Entscheidend ist dabei, dass der Coach nicht nur methodisch kompetent, sondern auch empathisch durch den Prozess führt – nur so fühlen sich Ihre Mitarbeiter verstanden, unterstützt und motiviert.

„Mir liegt am Herzen, dass Veränderung nicht belastet, sondern motiviert. Deshalb achte ich darauf, Prozesse mit Empathie und Struktur so zu gestalten, dass alle Mitarbeiter aktiv und positiv dabei sein können.“
- Tanja Ebbing, INQA-Coach und Digitalisierungsberaterin

Im INQA-Coaching konzentrieren wir uns auf sechs klar definierte Handlungsfelder, die speziell auf die Anforderungen der digitalen und zukunftsorientierten Arbeitswelt abgestimmt sind. In der Regel wählen wir gemeinsam maximal drei dieser Handlungsfelder aus, um konkrete, umsetzbare Ergebnisse zu erzielen:

1. Produktionsmodell & Arbeitsorganisation
   Digitalisierung und Vernetzung von Arbeitsmitteln und Prozessen, agile Methoden, Kommunikations- und Kollaborationsplattformen.
2. Neue Geschäftsmodelle & Innovationsstrategien
   Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle, Identität und strategische Positionierung, Innovations-Hubs.
3. Personalpolitik, Beschäftigung & Qualifizierung
   Ganzheitliche Qualifizierungsstrategien, Umgang mit Beschäftigungseffekten der Digitalisierung, Förderung digitaler Kompetenzen.
4. Sozialbeziehungen & Kultur
   Vertrauenskultur schaffen, Beteiligung der Beschäftigten, Kulturwandel fördern und zukunftsfähige Regelungen gestalten.
5. Arbeitsplatz der Zukunft, Arbeitszeit- & Leistungspolitik
   Mobiles Arbeiten, Flexibilität bei Arbeitszeiten, Förderung neuer Belastungssteuerung und offener Führungskonzepte.
6. Führung, berufliche Entwicklung & Karriere
   Führungskräfteentwicklung, Qualifizierungs- und Karrierepfade, agile Führungsmodelle und Förderung von kollaborativen Arbeitswelten.

Die im Coachingprozess ermittelten Digitalisierungspotenziale (z. B. aus der DigiGrad-Analyse) werden hierbei gezielt aufgegriffen. Thematische Überschneidungen zwischen den Handlungsfeldern können dabei vorkommen und werden im Prozess entsprechend berücksichtigt.